NOTA DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Hilton Garden Inn Bucharest Airport

1. Introducere

Această Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal descrie modul în care APEX ALLIANCE AERO 5 S.R.L., având număr de înregistrare la Registrul Comerțului J40/15089/2017, CUI 38160351, adresa sediului social în București, str. Episcopul Chesarie, nr. 15, tronson C, parter, biroul nr. 1, camera nr. 7, sector 4, România, proprietarul hotelului Hilton Garden Inn Bucharest Airport, cu sediul în București, Bd. Aeroportului, nr. 13, România, (denumit în continuare “Compania” sau “Hotelul”) colectează, stochează și prelucrează în alt mod date cu caracter personal, respectând în același timp confidențialitatea persoanelor fizice.

În urma procesului de divizare a APEX ALLIANCE AERO 5 S.R.L. (APEX 5), care administrează hotelul Hilton Garden Inn Bucharest Airport, situat în Bulevardul Aeroportului 13, Otopeni 075150, România, obligațiile legale și contractuale ale APEX 5, inclusiv datele clienților, vor fi transferate către o entitate juridică română nou înființată, AAHM-OTP S.R.L., cu dizolvarea ulterioară a APEX 5 (Tranzacția). Se estimează că Tranzacția ar trebui să fie finalizată și că toate procedurile de înregistrare necesare ale AAHM-OTP S.R.L. ar trebui să fie finalizate până la 15 septembrie 2025. Datele complete de înregistrare și de contact ale AAHM-OTP S.R.L. vor fi publicate aici imediat după înregistrarea acesteia.

Operatorul de date administrează hotelul în baza acordului de franciză cu Hilton Worldwide Holdings Inc. Hotel Group, care include mărci precum: Waldorf Astoria Hotels & Resorts, Conrad Hotels & Resorts, Canopy by Hilton, Hilton Hotels & Resorts, Curio A Collection by Hilton, DoubleTree by Hilton, Tapestry Collection by Hilton, Embassy Suites by Hilton, Hilton Garden Inn, Hampton by Hilton, Tru by Hilton, Homewood Suites by Hilton și Home2 Suites by Hilton etc. (denumit în continuare “Grupul”).

Ne bucurăm să vedem că sunteți interesat de compania noastră, produsele și serviciile noastre și am dori să vă oferim câteva aspecte importante cu privire la modul în care vă gestionăm și protejăm datele cu caracter personal.

Când utilizați serviciile noastre, ne încredințați cele mai personale informații ale dvs. Înțelegem că aceasta este o mare responsabilitate și lucrăm din greu pentru a vă proteja informațiile și pentru a vă ține la curent cu modul în care vă gestionăm informațiile personale.

Toate datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu Regulamentul general (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal (denumit în continuare “Regulamentul”), legislația națională care reglementează protecția datelor cu caracter personal și alte acte legislative care reglementează protecția datelor cu caracter personal.

Respectarea dreptului la protecția datelor cu caracter personal, precum și a dreptului la viață privată este una dintre misiunile de bază ale Companiei.

Scopul acestei Note de informare este de a vă informa despre:

• Tipurile de date cu caracter personal pe care le putem colecta despre dumneavoastră și modul în care pot fi prelucrate;
• Utilizarea de către noi a datelor cu caracter personal privind adresele IP și utilizarea cookie-urilor;
• Orice dezvăluire de date cu caracter personal către terți;
• Capacitatea dumneavoastră de a corecta, actualiza și șterge datele dumneavoastră cu caracter personal;
• Măsurile de securitate pe care le avem în vigoare pentru a preveni pierderea, utilizarea abuzivă sau modificarea datelor cu caracter personal aflate sub controlul nostru;
• Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal.

În această Notă de informare oferim informații despre modul în care prelucrăm datele cu caracter personal ale persoanelor vizate în cursul desfășurării activității Companiei, încheierii și executării acordurilor, gestionării comenzilor și furnizării serviciilor noastre.

Ne angajăm să fim transparenți cu dvs., oferind informații clare despre datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, scopul prelucrării, perioada de păstrare a datelor cu caracter personal, precum și temeiul juridic pentru prelucrare, drepturile persoanelor vizate și alte informații pe care trebuie să le furnizăm în conformitate cu legislația aplicabilă.

Dacă utilizați Serviciile noastre, înseamnă că ați citit această Notificare de confidențialitate și ați înțeles scopurile, metodele și procedurile de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal specificate aici.

2. Ce sunt datele cu caracter personal și cum sunt prelucrate?

Datele cu caracter personal sunt orice informații despre dumneavoastră care v-ar putea identifica direct sau indirect identitatea prin nume, prenume, cod personal, date de localizare și adresă IP și alte aspecte fizice, fiziologice, genetice, mentale, economice, culturale sau sociale ale identității dumneavoastră.

La prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, Compania urmează următoarele principii de prelucrare a datelor cu caracter personal:

• Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate numai în măsura în care este necesar pentru atingerea scopurilor relevante, clar definite și legitime, ținând cont de protecția confidențialității dumneavoastră;
• Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate în mod corect, corect și legal și numai în scopuri care sunt în concordanță cu scopurile pentru care datele dumneavoastră cu caracter personal au fost colectate înainte de colectare;
• Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate strict în conformitate cu cerințele legale pentru prelucrarea clară și transparentă a datelor cu caracter personal;
• Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate numai într-o formă care să vă identifice pentru o perioadă nu mai lungă decât este necesară pentru scopurile pentru care sunt prelucrate datele cu caracter personal;
• Prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal este supusă unor măsuri tehnice și organizatorice relevante pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării ilegale a datelor și a pierderii, distrugerii și deteriorării neintenționate.

3. Scopurile, domeniul de aplicare, perioada de păstrare și temeiul juridic al prelucrării datelor cu caracter personal în operațiunile comerciale ale Companiei:

3.1. Gestionarea și arhivarea cardurilor de înregistrare ale oaspeților hotelului:

Categorii de date cu caracter personal	Nume, prenume, adresă: stradă și nr, cod poștal, oraș, stat, țară de reședință, naționalitate, data nașterii, pașaport / număr de identificare, țara emitentă, companie, număr de membru “Hilton Honors”, număr de fidelitate, număr de telefon, adresă de e-mail, semnătură, data sosirii, data plecării, numărul camerei, tipul camerei, tariful camerei, preferințele clientului.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din regulament (executarea unui contract sau etapele necesare înainte de încheierea unui contract).
Perioada de păstrare	1 an de la data plecării clientului (oaspetelui).

3.2. Înregistrarea sosirii (check-in) și plecării (check-out) oaspetelui de la hotel:

Categorii de date cu caracter personal	Nume, prenume, adresă: stradă și nr, cod poștal, oraș, stat, țară de reședință, naționalitate, data nașterii, pașaport / număr de identificare, țara emitentă, companie, număr de membru “Hilton Honors”, număr de fidelitate, număr de telefon, adresă de e-mail, semnătură, data sosirii, data plecării, numărul camerei, tipul camerei, tariful camerei, preferințele clientului.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din regulament (în vederea încheierii și/sau executării contractului de prestări servicii).
Perioada de păstrare	1 an de la ultima cazare/rezervare.

3.3. Administrarea și gestionarea serviciilor pentru oaspeții Hotelului:

Categorii de date cu caracter personal	Nume, prenume, adresă: stradă și nr, cod poștal, oraș, stat, țară de reședință, naționalitate, data nașterii, pașaport / număr de identificare, țara emitentă, companie, număr de membru “Hilton Honors”, număr de pasager frecvent, număr de telefon, adresă de e-mail, metodă de plată, număr de cont bancar sau card (de credit), semnătură, data sosirii, data plecării, confirmare, număr cameră, tip cameră, tarif cameră, ID de utilizator, detalii despre sejur, alte rezervari (parcare, hotel, restaurant, eveniment, teatru, alte hoteluri din grupul nostru de hoteluri in caz de suprarezervare etc.), preferintele clientului, cumparaturi si tranzactii (istoric).
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din regulament (în vederea încheierii și/sau executării contractului de prestări servicii).
Perioada de păstrare	1 an de la ultima rezervare.

3.4. Gestionarea rezervărilor:

Categorii de date cu caracter personal	Numele, prenumele, data nașterii, numărul cardului bancar și data valabilității, numele și prenumele titularului cardului bancar, adresa, țara de reședință, e-mailul, numărul de telefon, informații despre vizită, motivul vizitei, numărul de membru “Hilton Honors”.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	• Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din regulament (în vederea încheierii și/sau executării contractului de prestări servicii); • Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din Regulament (pentru interesele legitime ale Societății în gestionarea corespunzătoare a rezervărilor anulate).
Perioada de păstrare	5 ani de la ultima rezervație.

3.5. Gestionarea cardurilor cadou:

Categorii de date cu caracter personal	Datele cardului cadou.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din regulament (în vederea încheierii și/sau executării contractului de prestări servicii).
Perioada de păstrare	Până la utilizarea completă a valorii unui card cadou.

3.6. Primirea unui card de credit sau a unui depozit ca garanție / garanție pentru plata cazării:

Categorii de date cu caracter personal	Numărul cardului bancar și data valabilității, numele și prenumele titularului cardului bancar.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din regulament (în vederea încheierii și/sau executării contractului de prestări servicii).
Perioada de păstrare	Până la check-out al oaspetelui și plata integrală a serviciilor oferite.

3.7. Gestionarea datoriilor:

Categorii de date cu caracter personal	Nume, prenume, număr de identificare, informații despre plăți, informații despre datorie.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din regulament (pentru interesele legitime ale societății în gestionarea creanțelor și recuperarea creanțelor pentru plățile nerambursate pentru serviciile prestate).
Perioada de păstrare	1 anul de la data recuperării creanțelor.

3.8. Crearea și actualizarea profilului clientului în Sistemul de Management Hotelier:

Categorii de date cu caracter personal	Nume / Prenume, număr de identificare, vârstă (data nașterii), sex, număr de telefon, adresă de e-mail, detalii sejur, rezervări (hotel, restaurant, eveniment, teatru etc.), număr de membru de loialitate, preferințe.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din regulament (în vederea încheierii și/sau executării contractului de prestări servicii).
Perioada de păstrare	1 an de la ultima rezervare.

3.9. Rezervarea sălii de conferințe:

Categorii de date cu caracter personal	Sala de conferințe, data, ora, pax, preț, configurare, întrebări despre alimente și băuturi, nume, prenume (organizator), nume companie, e-mail, telefon.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din regulament (în vederea încheierii și/sau executării contractului de prestări servicii).
Perioada de păstrare	1 an de la rezervare.

3.10. Publicitatea companiei în domeniul public:

Categorii de date cu caracter personal	Imagini, înregistrări video.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (a) din regulament (pe baza consimțământului persoanei vizate).
Perioada de păstrare	5 ani de la primirea datelor sau până la retragerea consimțământului (oricare dintre acestea survine primul).

• Managementul rezervărilor restaurantului:

Categorii de date cu caracter personal	Nume, prenume, numar de telefon, alte informatii legate de rezervare.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din regulament (în vederea încheierii și/sau executării contractului de prestări servicii).
Perioada de păstrare	6 luni de la data transmiterii datelor.

3.12. Gestionarea revizuirilor, plângerilor și anchetelor:

Categorii de date cu caracter personal	Numele, adresa de e-mail și textul recenziei, cererii și / sau reclamației (inclusiv datele cu caracter personal din acestea).
Temeiul juridic al prelucrării datelor	· Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din regulament (în vederea încheierii și/sau executării contractului de prestări servicii); · Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din regulament (pe baza prelucrării este necesară în scopul intereselor legitime).
Perioada de păstrare	1 anul de la data anchetei, cererii și/sau plângerii.

3.13. Supravegherea video pentru a asigura siguranța oaspeților și angajaților hotelului, pentru a menține ordinea publică și pentru a proteja oaspeții și proprietatea hotelului:

Categorii de date cu caracter personal	Date de la camerele video.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din regulament (în interesul legitim al societății pentru a asigura siguranța oaspeților și angajaților hotelului, pentru a menține ordinea publică și pentru a proteja oaspeții și proprietatea hotelului).
Perioada de păstrare	30 de zile de la obținerea datelor.

Supravegherea video se realizează în următoarele spații și teritorii:

• În scopul asigurării siguranței oaspeților și angajaților Hotelului: în holul Hotelului, în zona de recepție, în restaurantul Hotelului, în bar, în facilitățile de acces cu lift la fiecare etaj al clădirii, parcarea Hotelului;
• În scopul menținerii ordinii publice la Hotel: în holul Hotelului, în incinta Hotelului (zone de parcare, la intrarea centrală și de serviciu a Hotelului), în holurile Hotelului, în restaurant, în baruri, în lifturi la fiecare etaj al Hotelului;
• În scopul protejării proprietății oaspeților și a hotelului: în zona de recepție, pe rampa hotelului, în parcarea hotelului, în restaurant, în baruri, în lifturi la fiecare etaj al hotelului.
  • Folosind conexiunea Wi-Fi:

Categorii de date cu caracter personal	Numele dispozitivului, adresa IP atribuită, adresa MAC a dispozitivului, detalii despre punctul de acces utilizat (nume), numele camerei, durata sesiunii de conexiune, cantitatea de date trimise, cantitatea de date primite.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (a) din regulament (aprobare).
Perioada de păstrare	Până la sfârșitul sesiunii de conexiune Wi-Fi.

3.15. Facturare, contabilitate:

Categorii de date cu caracter personal	Numele, prenumele, numărul contului de plăți, facturile emise/plătite și conținutul acestora (de exemplu, suma, tipul serviciilor, cantitatea etc.), adresa de e-mail, numărul de telefon, funcția (dacă este cazul).
Temeiul juridic al prelucrării datelor	• Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din regulament (în vederea încheierii și/sau executării contractului de prestări servicii); • Articolul 6 alineatul (1) litera (c) (în conformitate cu legislația națională).
Perioada de păstrare	10 ani.

3.16. Selectarea candidaților la locul de muncă:

Categorii de date cu caracter personal	Nume, prenume, data nașterii, imagine, oraș și țară de reședință, e-mail, număr de telefon, experiență profesională, cunoașterea limbilor străine, experiență profesională, educație, informații despre posturile dorite și condițiile de muncă, date despre boli care ar putea împiedica buna desfășurare a muncii dorite, alte date prezentate de candidat precum CV, scrisoare de intenție, recomandare și/sau alte documente.
Temeiul juridic al prelucrării datelor	Articolul 6 alineatul (1) litera (a) din regulament (pe baza consimțământului persoanei vizate exprimat atunci când a candidat pentru un loc de muncă).
Perioada de păstrare	Până la sfârșitul selecției pentru postul de muncă sau până la retragerea consimțământului (oricare dintre acestea survine primul). În cazul consimțământului separat pentru stocarea datelor după selecție – 2 ani de la primirea consimțământului sau până la retragerea consimțământului (oricare dintre acestea survine prima).

1. Pentru a ne îmbunătăți site-ul, putem prelucra cookie-uri. Puteți găsi mai multe informații despre prelucrarea cookie-urilor în Politica privind cookie-urile.

4. Informații personale ale copiilor

4.1. Protejăm confidențialitatea datelor obținute de la copii sub 16 ani. Dacă aveți sub 16 ani, trebuie să obțineți consimțământul sau permisiunea părinților sau tutorelui legal pentru orice date cu caracter personal pe care le furnizați.

4.2. Site-ul și aplicațiile noastre nu sunt destinate utilizării de către minori și nu colectează prin intermediul site-ului, cu bună știință, informații despre copiii sub 18 ani.

4.3. În cazul în care un minor va accesa și utiliza site-ul nostru, vom considera automat că a avut consimțământul tutorelui său legal. Dacă descoperim că un minor a utilizat site-ul nostru fără consimțământul tutorelui său legal, vom șterge toate datele personale legate de acesta.

4.4. Nu colectăm, dezvăluim sau vindem cu bună știință informații personale ale persoanelor sub vârsta majoratului în jurisdicția lor respectivă fără permisiunea părintelui sau tutorelui minorului. Când căutați rezervări hoteliere pe site-ul nostru sau pe una dintre aplicațiile noastre, vi se poate cere să furnizați vârsta oaspeților minori cazați în cameră. Colectăm aceste informații în scopul determinării tarifelor camerelor, acolo unde este cazul.

5. Sursele de date obținute și prelucrate de Companie

5.1. Colectăm date cu caracter personal din majoritatea interacțiunilor noastre cu dvs., precum și în alte aspecte ale afacerii noastre.

5.2. Puteți alege oricând ce date cu caracter personal doriți să ne furnizați. Cu toate acestea, dacă alegeți să nu furnizați anumite date cu caracter personal, dacă baza solicitării noastre este respectarea unei obligații legale, a obligațiilor contractuale sau a obligațiilor necesare pentru încheierea unui contract, nu vă vom putea furniza anumite servicii, de exemplu: i) dacă nu doriți să ne furnizați numele dumneavoastră de familie, numele, adresa de e-mail sau numărul de telefon, dacă doriți să faceți o rezervare, nu vom putea face rezervarea, sau (ii) în fișa de sosire-plecare pe care o veți completa la sosirea la hotelul nostru, va trebui să introduceți unele date cu caracter personal cerute de lege, iar dacă nu doriți să completați acele câmpuri obligatorii, nu vă vom putea găzdui.

5.3. Pentru a vă oferi nivelul așteptat de ospitalitate și cele mai bune servicii, putem colecta informații despre dumneavoastră de la partenerii noștri de afaceri și de la alte terțe părți, după cum este detaliat mai jos:

5.3.1. De la membrii Grupului Hilton Worldwide Holdings Inc în scopuri similare sau în legătură cu cele pentru care au fost colectate;

5.3.2. De la partenerii noștri de afaceri: cum ar fi partenerii de carduri, serviciile de rețele sociale care sunt în concordanță cu propriile setări pentru aceste servicii, agenții de turism, agenții de turism online, cum ar fi www.booking.com, planificatori de evenimente etc.;

5.3.3. CV-ul candidaților și alte date conexe de pe portalurile de căutare a unui loc de muncă;

5.3.4. De la autoritățile publice în cazul în care suntem obligați să facem acest lucru prin legea aplicabilă.

6. Cazurile și motivele transferului și dezvăluirii datelor cu caracter personal către terți

6.1. Pentru a asigura o funcționare continuă și furnizarea corectă a serviciilor, putem dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal angajaților, managerilor, furnizorilor, subcontractanților și furnizorilor noștri de servicii, dacă este necesar în mod rezonabil pentru a atinge aceste scopuri.

6.2. De asemenea, putem transfera datele dumneavoastră cu caracter personal către filiale și către terțe părți care prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal și/sau au acces la acestea, în numele nostru și la instrucțiunile noastre, de exemplu, furnizorilor de sisteme IT și altor persoane care ne ajută să vă furnizăm în mod corespunzător serviciile.

6.3. Pentru a vă oferi nivelul așteptat de ospitalitate și servicii de înaltă calitate, datele dumneavoastră pot fi trimise de la un hotel Hilton Worldwide Holdings Inc. Group către un alt hotel Hilton Worldwide Holdings Inc. Group sau sediul companiei.

6.4. Furnizăm datele dumneavoastră furnizorilor noștri de servicii și altor terțe părți, după cum este detaliat mai jos:

6.5. Furnizori: pentru a furniza serviciile solicitate, în unele cazuri, va trebui să transmitem unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal către furnizori; aceștia sunt procesatori și prelucrează datele în numele nostru și conform instrucțiunilor noastre (cum ar fi software, IT, contabilitate, marketing, serviciu de audit etc.);

6.6. Membrii grupului Hilton Worldwide Holdings Inc

6.7. Procesatorul nostru de date, operatorul hotelului UAB Apex Alliance Hotel Management pentru scopurile menționate mai sus;

6.8. Evenimente sau întâlniri de grup: dacă vizitați hotelurile noastre ca parte a unui grup sau a unei conferințe, informațiile necesare pentru planificarea întâlnirii și evenimentului pot fi împărtășite cu organizatorii acestor întâlniri și evenimente și, după caz, cu oaspeții care organizează sau participă la întâlnire sau eveniment.

6.9. Parteneri de afaceri: în unele cazuri, ne asociem cu alte companii, pentru a vă oferi produse, servicii sau oferte. De exemplu, vă putem aranja să închiriați o mașină sau servicii opționale intermediare pentru produse dincolo de oferta noastră.

6.10. Autorități și/sau instituții publice: conform legislației naționale pentru: (i) respectarea prevederilor legale, (ii) răspunsul la solicitările acestora, (iii) motive de interes public (ex: securitatea națională).

6.11. În cazul unei fuziuni, achiziții sau alte modificări ale structurii organizaționale a Companiei, datele dumneavoastră pot fi transferate către un nou proprietar / partener, luând în considerare scopurile pentru care datele au fost obținute inițial și temeiul legal pentru partajarea acestora, precum și asigurarea respectării principiilor de prelucrare a datelor și permiterea persoanelor vizate să își exercite drepturile.

6.12. Confidențialitatea datelor dumneavoastră este importantă pentru noi, motiv pentru care transmiterea datelor cu caracter personal în conformitate cu toate cele de mai sus se face numai în baza unui angajament de confidențialitate din partea destinatarilor, pentru a se asigura că datele sunt păstrate în siguranță și că aceste informații sunt furnizate în conformitate cu legislația în vigoare și politicile aplicabile. În orice caz, vom trimite întotdeauna destinatarilor doar informațiile strict necesare pentru atingerea acestui scop.

6.13. Pentru a asigura un nivel de securitate adecvat, în așa fel încât prelucrarea datelor cu caracter personal să îndeplinească cerințele Regulamentului și să asigure protecția drepturilor persoanei vizate care sunt prelucrate, cooperăm numai cu acei furnizori de servicii/parteneri care sunt obligați să implementeze măsurile tehnice și organizatorice necesare. 

7. Jurisdicția și teritoriul datelor cu caracter personal prelucrate

7.1. Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe teritoriul Uniunii Europene, cu excepția excepțiilor de mai jos.

7.2. Putem transfera datele dumneavoastră către Hilton Worldwide Holdings Inc., cu sediul în afara UE/SEE (Statele Unite ale Americii), care acționează ca operator independent de date, în următoarele scopuri: (i) Înregistrarea sosirii și plecării oaspeților de la Hotel; (ii) Administrarea și gestionarea serviciilor pentru oaspeții hotelului; (iii) gestionarea rezervărilor; (iv) Crearea și actualizarea profilului clientului în Sistemul de Management Hotelier. Declarația de confidențialitate Hilton este disponibilă pe http://hiltonhonors3.hilton.com/en/promotions/privacy-policy/english.html.

7.3. Vă rugăm să rețineți că unele dintre datele pe care le colectăm atunci când navigați pe site-ul nostru sau datele generate de vizitarea site-ului nostru sau datele furnizate atunci când comunicați cu noi prin intermediul aplicațiilor de socializare (Messenger, WhatsApp etc.) pot fi transferate sau disponibile companiilor care acționează atât în Spațiul Economic European (SEE), cât și în țări terțe, cum ar fi Statele Unite ale Americii și alte țări din afara SEE (cum ar fi Google Analytics, Facebook Ads sau alte servicii, funcționalități și bunuri similare).

7.4. Nu controlăm acele site-uri terțe sau orice conținut conținut în acestea și sunteți de acord că nu suntem în niciun fel responsabili sau răspunzători pentru niciunul dintre aceste site-uri terțe, inclusiv, fără limitare, conținutul, politicile, eșecurile, promoțiile, produsele, serviciile sau acțiunile lor și/sau orice daune, pierderi, eșecuri sau probleme cauzate de, legate de sau care decurg din acele site-uri.

7.5. Pentru a asigura un nivel adecvat de securitate a datelor și pentru a garanta transferul legal de date pentru transferul de date în afara UE și SEE, respectăm termenii și condițiile stabilite în Regulament.

8. Securitatea datelor prelucrate de Companie

8.1. Acordăm o atenție deosebită protejării datelor dumneavoastră și aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura protecția datelor cu caracter personal prelucrate, adecvate riscurilor și categoriilor de date protejate. În special, vă protejăm datele prin limitarea accesului la persoanele autorizate, respectând legile aplicabile, precum și luând măsuri împotriva modificării, pierderii, deteriorării sau distrugerii datelor.

8.2. Pentru a garanta securitatea datelor dvs., folosim măsuri organizatorice și tehnice adecvate pentru a vă proteja informațiile personale împotriva pierderii, utilizării greșite, modificării sau distrugerii. Măsurile de securitate în vigoare vor fi, din când în când, revizuite în conformitate cu evoluțiile juridice și tehnice.

8.3. Pentru a vă proteja în mod adecvat datele cu caracter personal din sistemele noastre, luăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, inclusiv, dar fără a se limita la:

8.3.1. asigurarea unor controale stricte ale accesului și limitarea accesului la date la cei care au nevoie să știe;

8.3.2. Accesul la datele cu caracter personal este protejat de parole de un nivel adecvat;

8.3.3. Încheiem acorduri de confidențialitate cu cei care au acces la datele dumneavoastră;

8.3.4. Monitorizarea accesului la datele cu caracter personal; etc.

8.4. Datele sunt stocate în siguranță și furnizate numai acelor persoane care trebuie să acceseze datele pentru a-și îndeplini sarcinile și obligațiile. Pentru a vă securiza datele, solicităm, de asemenea, partenerilor noștri de afaceri să implementeze măsurile tehnice și organizatorice necesare.

9. Drepturile persoanei vizate

9.1. Dvs., în calitate de persoană vizată, aveți drepturile în temeiul Regulamentului și al legii și vă puteți exercita liber drepturile. În această Notificare de confidențialitate, vă oferim drepturile garantate de regulament și principalele modalități de implementare a drepturilor dumneavoastră. 

9.2. Drepturile persoanei vizate:

9.2.1. Dreptul de a obține informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal:

9.2.1.1. În momentul în care colectăm datele dvs., vă oferim informații cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal. Puteți găsi întotdeauna informații despre modul în care vă prelucrăm datele cu caracter personal în această Notificare de confidențialitate sau prin trimiterea solicitării prin e-mail: privacy@hgiotopeni.com.

9.2.2. Dreptul de acces la datele prelucrate:

9.2.2.1. Aveți dreptul de a accesa datele cu caracter personal și de a obține o confirmare de la noi cu privire la modul în care vă prelucrăm datele cu caracter personal, inclusiv baza de prelucrare a datelor, categoriile, procesatorii de date și alte informații. Vă vom furniza o copie a datelor dumneavoastră. Aveți dreptul de a obține datele dumneavoastră personale într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit de computer. Cu toate acestea, nu veți putea exercita acest drept în cazurile în care acesta poate afecta în mod negativ drepturile și libertățile terților. Avem dreptul de a refuza furnizarea datelor pe care le prelucrăm dacă există temeiuri legale prevăzute în lege în temeiul cărora datele cu caracter personal nu sunt furnizate.

9.2.3. Dreptul de a rectifica datele dumneavoastră cu caracter personal:

Aveți dreptul de a rectifica sau modifica, modifica sau corecta datele dumneavoastră cu caracter personal.

9.2.4. Dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal (dreptul de a fi uitat):

9.2.4.1. Vă puteți exercita acest drept atunci când:

9.2.4.1.1. Datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în raport cu scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate în alt mod;

9.2.4.1.2. Vă retrageți consimțământul și nu există niciun alt temei legal pentru prelucrare;

9.2.4.1.3. Vă opuneți prelucrării în conformitate cu interesul nostru legitim sau interesul terților;

9.2.4.1.4. Datele sunt prelucrate în scopuri de marketing direct;

9.2.4.1.5. Datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;

9.2.4.1.6. Datele cu caracter personal trebuie șterse în conformitate cu cerințele legislației aplicabile nouă. În unele cazuri, nu vă veți putea exercita dreptul de a fi uitat din cauza unor excepții. Aceste excepții acoperă cazurile în care prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru:

9.2.4.1.7. Pentru exercitarea dreptului la libertatea de exprimare și informare;

9.2.4.1.8. Pentru respectarea obligației noastre legale;

9.2.4.1.9. Pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale.

9.2.5. Dreptul la restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal:

9.2.5.1. Vă puteți exercita acest drept:

9.2.5.1.1. Când contestați acuratețea datelor;

9.2.5.1.2. Atunci când datele cu caracter personal sunt prelucrate ilegal, cu toate acestea, nu doriți să vă ștergeți datele cu caracter personal;

9.2.5.1.3. Atunci când nu este nevoie să vă prelucrați datele cu caracter personal, totuși solicitați datele pentru a stabili, exercita sau apăra drepturi legale.

9.2.5.1.4. Atunci când restricționați prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal pe baza interesului nostru legitim sau al unei terțe părți, datele vor fi prelucrate până când va fi verificat motivul restricției dvs.

9.2.5.1.5. Trebuie să subliniem că, din cauza restricționării prelucrării datelor, pe perioada unei astfel de restricții, este posibil să continuăm să stocăm datele dvs., fără a prelucra date, cu excepția:

9.2.5.1.6. Pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale;

9.2.5.1.7. Pentru a proteja drepturile persoanelor fizice sau juridice;

9.2.5.1.8. Din motive importante de interes public.

9.2.6. Dreptul de a vă opune prelucrării datelor.

9.2.6.1. Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal atunci când datele cu caracter personal sunt prelucrate pe baza intereselor noastre legitime. Pentru exercitarea dreptului specificat în acest paragraf, vă rugăm să trimiteți o cerere scrisă prin e-mail privacy@hgiotopeni.com.

9.2.7. Dreptul de a vă opune prelucrării datelor, atunci când marketingul direct este baza prelucrării.

Când vă retrageți consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în scopuri de marketing direct, nu vom prelucra datele pe baza consimțământului dumneavoastră în acest scop.

9.2.8. Dreptul la portabilitatea datelor.

9.2.8.1. Vă puteți exercita acest drept atunci când prelucrăm datele dumneavoastră prin măsuri automate (computere etc.) și temeiul juridic pentru prelucrare este:

9.2.8.1.1. Consimțământul dumneavoastră;

9.2.8.1.2. Executarea contractului sau acțiunile noastre efectuate la cererea dumneavoastră înainte de încheierea acordului.

9.2.8.1.3. La cererea dumneavoastră și acolo unde este posibil din punct de vedere tehnic, vom muta datele dumneavoastră către un alt operator de date.

9.2.9. Dreptul de a retrage consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

9.2.9.1. În acele cazuri, în care prelucrăm datele dumneavoastră pe baza consimțământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, iar prelucrarea datelor pe baza consimțământului dumneavoastră va fi oprită. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării înainte de retragere.

9. 2.10. Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere.

9.2.10.1. Dacă considerați că vă prelucrăm datele cu încălcarea cerințelor actelor legale privind protecția datelor cu caracter personal, vă rugăm întotdeauna să ne contactați direct în primul rând. Dacă nu sunteți mulțumit de o soluție la problemă, veți avea dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP, Autoritatea Română pentru Protecția Datelor prin intermediul următorului link: https://www.dataprotection.ro/?page=Plangeri_pagina_principala.

10. Contacte și metode de comunicare ale companiei

10.1. Dacă aveți întrebări despre cum prelucrăm datele sau dacă veți avea solicitări sau observații, vă rugăm să ne contactați: privacy@hgiotopeni.com.

11. Procedura de soluționare a cererilor persoanelor vizate

11.1. Pentru a proteja datele cu caracter personal de divulgarea ilegală, prin depunerea cererii de punere în aplicare a drepturilor persoanei vizate, aceasta își va confirma identitatea:

11.1.1. În cazul în care cererea este depusă unui angajat al Societății – prin prezentarea unui act de identitate personal valabil;

11.1.2. În cazul în care cererea este depusă prin poștă sau curier, aceasta este însoțită de o copie a unui document de identitate personal valabil certificat conform unei proceduri prevăzute de lege;

11.1.3. În cazul în care cererea este depusă pe cale electronică, identitatea se confirmă prin intermediul unor comunicații electronice care permit identificarea corectă a unei persoane.

11.1.4. Persoana vizată își poate exercita drepturile fie pe cont propriu, fie printr-un reprezentant.

11.1.5. În cazul în care cererea este depusă la Companie de către reprezentantul persoanei vizate, cererea trebuie să menționeze numele, prenumele, locul de reședință și datele de contact ale reprezentantului, precum și numele, prenumele și locul de reședință al persoanei reprezentate și informații privind dreptul specific al persoanei vizate care urmează să fie exercitat, inclusiv domeniul de aplicare al exercițiului; Cererea este însoțită de un document de reprezentare.

11.2. Pentru a vă verifica identitatea, vă putem solicita, de asemenea, să indicați date relevante (de exemplu, numele, data nașterii, adresa de e-mail sau numărul de telefon) sau să trimiteți o notificare de control la ultimul contact (SMS sau e-mail), solicitând să întreprindeți o acțiune de autorizare, precum și să solicităm documente sau date suplimentare. În cazul în care procedura de verificare eșuează, vom fi obligați să declarăm că nu sunteți persoana vizată a datelor solicitate și va trebui să vă respingem cererea.

11.3. La primirea solicitării dumneavoastră privind punerea în aplicare a oricărui drept al dumneavoastră și după efectuarea cu succes a procedurii de verificare indicate mai sus, ne angajăm fără întârzieri nejustificate, dar în orice caz nu mai târziu de o lună de la primirea cererii dumneavoastră și finalizarea procedurii de verificare, să vă oferim informații despre acțiunile pe care le-am întreprins cu privire la solicitarea dumneavoastră. În ceea ce privește complexitatea și numărul de solicitări, avem dreptul să prelungim perioada de o lună pentru încă două luni, informându-vă despre aceasta înainte de sfârșitul primei luni și indicând motivele unei astfel de prelungiri.

11.4. În cazul în care solicitarea dumneavoastră este trimisă electronic, vă vom oferi răspunsul și pe cale electronică, cu excepția cazului în care este imposibil (de exemplu, din cauza unei sfere deosebit de largi de informații) sau atunci când solicitați să vă răspundeți în alt mod.

11.5. Avem dreptul de a refuza satisfacerea solicitării dumneavoastră prin răspunsul nostru scris motivat în condițiile și temeiurile prevăzute în actele juridice. Vă vom furniza informații gratuit, cu toate acestea, dacă solicitările sunt vădit nefondate sau disproporționate, în special din cauza conținutului lor repetitiv, este posibil să solicităm o taxă rezonabilă pentru a acoperi costurile administrative sau să refuzăm să dăm curs solicitării dumneavoastră.

12. Dispoziții finale

12.1. Avem dreptul de a modifica periodic această Notificare de confidențialitate pentru a reflecta în mod corespunzător modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal.

• În cazul în care orice prevedere a Politicii de confidențialitate se dovedește a fi invalidă sau inaplicabilă, această prevedere nu afectează legalitatea și valabilitatea celorlalte prevederi ale Politicii de confidențialitate.

Ultima actualizare: 2025/06/27.

ANEXA 1 – Definiții

Consimțământul persoanei vizate	orice indicație liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a dorințelor persoanei vizate prin care aceasta, printr-o declarație sau printr-o acțiune afirmativă clară, semnifică acordul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal care o privesc.
Operator de date	persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau alt organism care singur sau împreună cu alții determină scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. În această Notificare de confidențialitate, operatorul de date este Compania.
Prelucrarea datelor	orice operațiune sau set de operațiuni efectuate cu date cu caracter personal efectuate cu sau fără mijloace automate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea, transmiterea, distribuirea sau punerea la dispoziție în alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
Procesator de date	o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau alt organism care prelucrează date cu caracter personal în numele și în contul operatorului de date.
Container de date	înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau alt organism, căruia îi sunt dezvăluite datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o terță parte.
Persoana vizată (sau dvs.)	O persoană fizică identificată sau identificabilă ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate. O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un identificator, cum ar fi numele, numărul de identificare, localizarea, identificatorul online sau unul sau mai mulți factori specifici identității fizice, fiziologice, genetice, religioase, economice, culturale sau sociale a persoanei fizice respective.
Regulament	2016/679 a Parlamentului European și a Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (“Regulamentul general privind protecția datelor”).

Alți termeni au semnificațiile care le sunt atribuite și definite în Regulament.